Najczęstsze błędy przy składaniu sprawozdań finansowych fundacji rodzinnej
Obowiązek sporządzania, zatwierdzania i składania sprawozdań finansowych przez fundacje rodzinne, choć wydaje się zwykłą formalnością znaną z praktyki spółek, to zawiera kilka znaczących różnic. Przez to może nastręczać również licznych problemów.
Błędy mogą zaś prowadzić do realnych konsekwencji: od odpowiedzialności członków organów, przez problemy z rozliczeniami podatkowymi, aż po zakwestionowanie poprawności działań fundacji.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy, które obserwujemy w praktyce.
Brak podpisów wszystkich członków zarządu
Jednym z najczęstszych uchybień jest brak podpisów wszystkich członków zarządu pod sprawozdaniem finansowym.
W przypadku fundacji rodzinnej – podobnie jak w spółkach – jeśli zarząd jest organem wieloosobowym, to sprawozdanie powinno zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu. Pominięcie choćby jednej osoby powoduje wadliwość dokumentu i będzie skutkować wezwaniem sądu do usunięcia braków lub nawet koniecznością ponownego złożenia sprawozdania finansowego wraz z załącznikami.
Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła jednak możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez co najmniej jednego członka zarządu. W takim wypadku, pozostali członkowie, którzy nie podpisali się pod sprawozdaniem finansowym, powinni złożyć oświadczenie, w którym potwierdzą spełnienie przez sprawozdanie wymagań przewidzianych w ustawie. Jeśli członek zarządu nie chce potwierdzić powyższego, również powinien sporządzić odmowę złożenia takiego oświadczenia. Powyższe dokumenty powinny stanowić załącznik do wniosku RFR-Z30.
Brak uchwały o stosowaniu uproszczeń
Sprawozdania finansowe fundacji rodzinnych często korzystają z uproszczeń przewidzianych w przepisach rachunkowych. Problem pojawia się wtedy, gdy uproszczenia są stosowane „w praktyce”, ale nie zostały formalnie zatwierdzone uchwałą właściwego organu.
Podstawą do przygotowania sprawozdania finansowego fundacji w wersji uproszczonej powinna być uchwała zgromadzenia beneficjentów dopuszczająca stosowanie uproszczeń dla jednostki mikro lub małej. Bez takiej uchwały sprawozdanie finansowe nie powinno uwzględniać uproszeń.
W praktyce aspekt ten jest często pomijany.
Dodatkowo, na skutek nowelizacji przepisów, dotychczas podjęte uchwały o stosowaniu uproszczeń nie mają zastosowania do sprawozdania finansowego za 2025 rok i lata kolejne. W konsekwencji, konieczne jest podjęcie przez zgromadzenie beneficjentów „nowej” uchwały o stosowaniu uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdań finansowych za ubiegły rok kalendarzowy.
Dualizm formy sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej
Praktyka spółek przyzwyczaiła wszystkich, że sprawozdania finansowe powinny być sporządzone w formie elektronicznej (plik XADES / .xml) i w takiej formie składane są do KRS w ramach Repozytorium Dokumentów Finansowych lub przez system S24. Wszystko odbywa się w formie elektronicznej oraz zdalnie.
W przypadku fundacji rodzinnych sprawozdanie finansowe przesyłane jest nie do KRS, lecz do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, prowadzącego Rejestr Fundacji Rodzinnych. Aktualnie rejestr ten ma charakter całkowicie analogowy i brak jest możliwości zdalnego (elektronicznego) składania dokumentów. Nie wyłącza to jednak obowiązku złożenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej.
W konsekwencji sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej powinno zostać sporządzone, podpisane oraz złożone do Rejestru Fundacji Rodzinnych w dwóch formach – pisemnej oraz elektronicznej. Wymaga to przesłania do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim odręcznie podpisanego wydruku sprawozdania finansowego oraz jego wersji elektronicznej (na płycie CD lub pamięci USB) opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi lub podpisami zaufanymi.
W praktyce najczęstsze błędy to:
- brak załączenia do wniosku do RFR elektronicznej wersji sprawozdania;
- załączenie wizualizacji elektronicznego sprawozdania finansowego, a nie jego wersji papierowej;
- brak podpisania i opatrzenia datą sprawozdania finansowego w wersji papierowej.
Powyższe uchybienia będą skutkowały najprawdopodobniej wezwaniem przez sąd do uzupełnienia braków wniosku.
Błędy w uchwałach zgromadzenia beneficjentów
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego wymaga podjęcia uchwały zgromadzenia beneficjentów. Oprócz zatwierdzenia sprawozdania do podstawowych obowiązków zgromadzenia beneficjentów należy również podział lub pokrycie wyniku finansowego oraz udzielenie absolutoriom członkom organów.
Podstawowe błędy obejmują: nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia beneficjentów, brak wymaganych elementów uchwały, niespójność treści uchwał z dokumentacją finansową lub postanowieniami statutu fundacji rodzinnej.
Istotne jest również to, że Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalski wymaga, aby oprócz samych uchwał wymienionych w art. 72 pkt 1) – 3) ustawy o fundacji rodzinnej, do wniosku załączyć również protokół zgromadzenia beneficjentów. Nie wystarczą zatem same uchwały, lecz konieczne jest przesłanie pełnego protokołu zgromadzenia beneficjentów.
Drugim istotnym zagadnieniem jest, że absolutorium powinno być udzielone wszystkim członkom organów. Ustawa o fundacji rodzinnej za organ uznaje nie tylko zarząd, ale też zgromadzenie beneficjentów. To zaś oznacza, że przedmiotem obrad powinno być również głosowanie nad udzieleniem absolutorium członkom zgromadzenia beneficjentów. Brak takowych uchwał stanowi niezgodność z przepisami ustawy.
W tym aspekcie ważne jest również, czy statut fundacji rodzinnej dopuszcza głosowanie członków zgromadzenia beneficjentów nad udzieleniem samym sobie absolutorium. Zasadniczo ustawa dopuszcza taką możliwość, bowiem na próżno szukać w niej analogii do art. 244 Kodeksu spółek handlowych. Wydaje się jednak, że głosowanie w sprawach dotyczących własnej odpowiedzialności nie spełnia swojej funkcji, a w związku z tym coraz częściej w statutach fundacji pojawiają się postanowienia wyłączające taką możliwość.
Niedochowanie terminów zatwierdzenia
Terminy w przypadku obowiązków sprawozdawczych mają kluczowe znaczenie – zarówno z perspektywy rachunkowej, jak i podatkowej. Opóźnienie w sporządzeniu, zatwierdzeniu i złożeniu sprawozdania finansowego może rodzić ryzyka podatkowe oraz potencjalne sankcje.
Dlatego kluczowe jest, aby nie odkładać tych obowiązków na ostatnią chwilę. Przewidziane w ustawie terminy są stosunkowo długie, a zatem umożliwiają przemyślane i spokojne przeprowadzenie całego procesu.
Nieprawidłowa forma elektroniczna sprawozdania
To jeden z najbardziej technicznych, a jednocześnie najczęstszych problemów. Przed złożeniem dokumentów warto upewnić się, że sprawozdanie finansowe w wersji elektronicznej posiada właściwy format oraz zostało poprawnie podpisane (elektroniczny podpis kwalifikowany lub podpis zaufany). Kwestie te można zweryfikować za pomocą darmowych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (np. e-Sprawozdania Finansowe).
Pominięcie obowiązku badania sprawozdania
Należy pamiętać, że fundacja rodzinna podlega ogólnym przepisom z ustawy o rachunkowości, a przepisy ustawy stosujemy bez wyjątku, również w zakresie rewizji sprawozdania finansowego.
Nie każda fundacja rodzinna podlega obowiązkowi badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, ale jeśli obowiązek tak powstanie, to ze wszystkimi jego konsekwencjami przewidzianymi w ustawie o rachunkowości.
Zasadniczo w odniesieniu do fundacji rodzinnej zastosowanie znajdzie art. 64 ust. 1 pkt 4) ustawy o rachunkowości. Tym samym, jedynie fundacje rodzinne o znacznych przychodach, sumie aktywów lub zatrudniające co najmniej 50 osób będą zobowiązane do poddania swojego sprawozdania finansowego badaniu biegłego rewidenta.
Najczęstszym błędem jest brak weryfikacji obowiązku badania sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej lub błędne założenie, że fundacja „z definicji” nie podlega takowemu badaniu. Trzeba mieć jednak na uwadze, że w przypadku gdy do fundacji znajdzie zastosowanie obowiązek rewizji sprawozdania finansowego konieczne będzie m.in. uchwała zgromadzenia beneficjentów o wyborze firmy audytorskiej, podpisanie przez zarząd umowy z firmą audytorską na przeprowadzenie badania oraz przeprowadzenie samego badania przez biegłego rewidenta. To wszystko znacząco wpływa na czas procedowania i zwiększa zakres obowiązków, o czym należy pamiętać.
Błędy przy raportowaniu obowiązków sprawozdawczych fundacji rodzinnych
Wspomnieliśmy już, że fundacja rodzinna ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego wraz z uchwałami zatwierdzającymi do Rejestru Fundacji Rodzinnych. Na tym jednak nie koniec. Sprawozdanie finansowe powinno również zostać przesłane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w wersji elektronicznej. Często zdarza się, że obowiązek ten jest pomijany, a może mieć znamienne konsekwencje podatkowe.
Dlaczego te błędy są realnym problemem?
Wbrew pozorom nie są to wyłącznie kwestie formalne. W praktyce, wszelkie uchybienia i błędy na etapie sporządzania, zatwierdzania i składania sprawozdań finansowych mogą prowadzić do:
- odpowiedzialności członków zarządu (zarówno karnej, jak i cywilnoprawnej);
- wykazania uchybień proceduralnych i ustawowych w obowiązkowym audycie funkcjonowania fundacji rodzinnej;
- problemów w relacjach z kontrahentami, bankami, audytorami;
- zwiększenia ryzyka zakwestionowania rozliczeń podatkowych przez fundację rodzinną;
- a nawet rozwiązania fundacji rodzinnej przez sąd rejestrowy w postępowaniu o rozwiązanie fundacji rodzinnej bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego.
Wsparcie kancelarii – podejście praktyczne
W CHUDZIK i WSPÓLNICY Prawo i Podatki wspieramy fundacje rodzinne kompleksowo – łącząc perspektywę prawną i podatkową.
Wspieramy przy:
- weryfikacji sprawozdań finansowych przed zatwierdzeniem,
- przygotowaniu kompletnej dokumentacji uchwał,
- zgłoszeniach do RFR,
- analizie obowiązków podatkowych,
- identyfikacji ryzyk jeszcze przed ich materializacją.
Rzetelna sprawozdawczość chroni fundację rodzinną
Fundacja rodzinna to wehikuł sukcesyjny o długoterminowym horyzoncie czasowym. Niemniej, bezpieczeństwo jej funkcjonowania i ulokowanych w niej środków zależy od prawidłowej i rzetelnej bieżącej obsługi, w tym w szczególności należytej realizacji obowiązków sprawozdawczych.
Błędy i uchybienia przy sporządzaniu, zatwierdzaniu i składaniu sprawozdań finansowych fundacji rodzinnej są częste. Warto ich unikać lub eliminować je zanim staną się istotnym problemem zagrażającym bezpieczeństwu rodzinnego majątku.
Skontaktuj się z nami
Jeżeli chcesz zweryfikować poprawność sprawozdania finansowego swojej fundacji rodzinnej lub uporządkować dokumentację – zapraszamy do kontaktu.
Pomagamy przejść przez cały proces sprawnie i bezpiecznie.
CHUDZIK i WSPÓLNICY Prawo i Podatki sp. k.
ul. A. Zelwerowicza 41 lok. 2, 90‑147 Łódź
email: sekretariat@chudzik.pl, tel. +48 42 680 23 33
KRS: 1044829, NIP: 7252044673, REGON: 101079331