Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej – praktyczny przewodnik krok po kroku (obowiązki, terminy i procedura złożenia)
Zamknięcie roku obrotowego w fundacji rodzinnej to nie tylko obowiązki w zakresie złożenia deklaracji podatkowych, o których pisaliśmy w poprzednim artykule [link]. Kolejnym ważnym elementem compliance jest szereg obowiązków sprawozdawczych wynikających z ustawy o rachunkowości. Sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego należy do podstawowych czynności związanych z działalnością fundacji rodzinnej i ma bezpośredni wpływ na odpowiedzialność zarządu oraz prawidłowe funkcjonowanie podmiotu w realiach prawnych.
Niniejszy artykuł stanowi kolejny materiał z naszej serii poświęconej zakończeniu roku obrotowego w fundacji rodzinnej i omawia szczegółowo procedurę sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego.
Czy fundacja rodzinna musi sporządzać sprawozdanie finansowe?
Fundacja rodzinna jest osobą prawną i jako taka podlegała ogólnym przepisom ustawy o rachunkowości. To zaś sprawia, że jest ona zobowiązana prowadzić pełną księgowość. W konsekwencji, każda fundacja rodzinna niezależnie, czy posiadająca status fundacji w organizacji, czy fundacji już wpisanej do Rejestru Fundacji Rodzinnych, ma obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego po zakończeniu roku obrotowego.
Terminy sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej
Proces sprawozdawczy przebiega etapowo i podlega ścisłym terminom. Można go podzielić na 4 główne etapy:
- Zamknięcie roku obrotowego i sporządzenie sprawozdania finansowego (etap menadżerski)
- Rewizja sprawozdania finansowego
- Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
- Złożenie sprawozdania finansowego
Etap menadżerski
Zamknięcie roku obrotowego
Sprawozdanie finansowe sporządza się na ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku fundacji rodzinnych, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, będzie to zatem 31 grudnia. Tego dnia powinno dojść do zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Zasadniczo rok obrotowy powinien obejmować rok kalendarzowy lub kolejne następujące po sobie pełne 12 miesięcy. Warto jednak pamiętać, że w przypadku pierwszego roku obrotowego lub pierwszego roku obrotowego po zmianie, okres ten można połączyć ze sprawozdaniem finansowym za rok następny. Oznacza to, że dla fundacji rodzinnych które powstały w drugiej połowie 2025 roku, możliwe jest przyjęcie w statucie, iż pierwszy rok obrotowy kończy się dopiero 31 grudnia 2026 roku. W konsekwencji, będzie to miało wpływ na rozpoczęcie biegu terminu sporządzenia pierwszego sprawozdania finansowego.
Sporządzenie sprawozdania finansowego
W terminie 3 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego fundacja rodzinna powinna przygotować sprawozdanie finansowe. Zakładając zatem, że rok obrotowy kończy się 31 grudnia, to fundacja rodzinna powinna sporządzić sprawozdanie finansowe do 31 marca roku następującego. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to zarząd fundacji rodzinnej jest odpowiedzialny za przygotowanie sprawozdania finansowego w powyższym terminie. W praktyce sporządzenie sprawozdania finansowego najczęściej powierza się biurom rachunkowym obsługujących fundacje rodzinne.
Przykład: Fundacja rodzinna została utworzona aktem założycielskim w drugiej połowie 2024 roku. W statucie wskazano, iż pierwszy rok obrotowy fundacji rodzinnej kończy się 31 grudnia 2025 roku. W tym samym dniu fundacja rodzinna powinna zamknąć księgi rachunkowe, a następnie do 31 marca 2026 roku sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2025 rok.
Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej powinno być sporządzone w postaci elektronicznej oraz papierowej. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zarząd. W przypadku wersji elektronicznej sprawozdania finansowego prawidłową formą podpisu jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany (ePUAP – Profil Zaufany) lub podpis osobisty.
Wieloosobowy zarząd a podpisanie sprawozdania finansowego
W przypadku zarządu wieloosobowego sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu. Jednakże, nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadziła możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez co najmniej jednego członka zarządu. Jednocześnie pozostali członkowie zarządu powinni złożyć oświadczenie, iż sprawozdanie spełnia wymogi przewidziane w ustawie lub oświadczenie o odmowie podpisania sprawozdania finansowego. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia przez członka zarządu, traktuje się, iż jest to równoznaczne z odmową złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym.
Powyższe oświadczenia (w przeciwieństwie do samego sprawozdania finansowego) mogą zostać opatrzone również własnoręcznym podpisem. Rozwiązanie to stanowi znaczące ułatwienie dla członków zarządu nie posiadających jednego z typów podpisów elektronicznych.
Uchwała o stosowaniu uproszczeń
Jednocześnie, jeśli fundacja rodzinna chce korzystać z uproszczeń przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, zgromadzenie beneficjentów powinno uprzednio podjąć stosowną uchwałę w tym przedmiocie. Warto też mieć na uwadze, że ubiegłoroczna nowelizacja ustawy o rachunkowości zniosła skuteczność dotychczas podjętych uchwał o stosowaniu uproszczeń w odniesieniu do sprawozdań finansowych za 2025 rok i kolejne lata obrotowe. Oznacza to, że uchwały o stosowaniu uproszczeń podjęte przed 1 stycznia 2025 roku przestają być skuteczne. Tym samym, aby sprawozdania finansowe za 2025 rok i kolejne lata obrotowe mogły korzystać z uproszczeń, zgromadzenie beneficjentów musi na nowo podjąć stosowną uchwałę.
Co ze sprawozdaniem z działalności?
Co ciekawe, w przeciwieństwie do spółek kapitałowych, faza menadżerska nie obejmuje obowiązku sporządzenia przez zarząd sprawozdania z działalności fundacji rodzinnej w zamkniętym roku obrotowym. Wprawdzie do fundacji rodzinnej stosujemy bez wyjątków przepisy ustawy o rachunkowości niemniej, zarówno przywołany akt prawny, jak i ustawa o fundacji rodzinnej nie nakładają wprost takiego obowiązku na zarząd fundacji rodzinnej. Na próżno bowiem szukać w treści art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości jakiegokolwiek nawiązania do fundacji rodzinnej.
Stąd też należałoby uznać, że zarząd fundacji rodzinnej nie jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki w zamkniętym roku obrotowym. Tym samym, dokument taki nie będzie również przedmiotem uchwał podejmowanych przez zgromadzenie beneficjentów. Za powyższym przemawia również fakt, że w przeciwieństwie do art. 231 § 2 Kodeksu spółek handlowych, ustawodawca w art. 72 ustawy o fundacji rodzinnej nie wymienia zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności fundacji rodzinnej jako obowiązkowego przedmiotu uchwały zgromadzenia beneficjentów.
Rewizja sprawozdania finansowego
Na ten etap składać się mogą dwie czynności.
Pierwszą i obligatoryjną w każdym przypadku jest rozpatrzenie sprawozdania finansowego przez zgromadzenie beneficjentów. To właśnie zgromadzenie beneficjentów jest organem zatwierdzającym w rozumieniu art. 53 ustawy o rachunkowości. Konieczne jest zatem, aby organ ten mógł zapoznać się z treścią sprawozdania finansowego przed podjęciem decyzji w przedmiocie jego zatwierdzenia.
Drugą czynnością jest badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Niemniej, obowiązek ten nie znajdzie zastosowania do wszystkich fundacji rodzinnych. Zasadniczo, o konieczności wyboru firmy audytorskiej i przeprowadzeniu rewizji sprawozdania finansowego będziemy mówić tylko w przypadku fundacji rodzinnych działających na dużą skalę, a więc posiadających znaczne aktywa, przychody lub liczbę pracowników.
Zgodnie z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, badaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
- a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 3 125 000 euro,
- c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6 250 000 euro.
Można śmiało powiedzieć, że obowiązek rewizji sprawozdania finansowego dotyczyć będzie fundacji rodzinnej w nielicznych przypadkach, zwłaszcza jeśli mówimy o fundacjach rodzinnych na wczesnych etapach ich funkcjonowania.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Uchwała zgromadzenia beneficjentów
Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej powinno zostać zatwierdzone przez zgromadzenie beneficjentów do końca 6 miesiąca od dnia bilansowego. Przy założeniu, że rok obrotowy fundacji rodzinnej zakończył się 31 grudnia, to do 30 czerwca roku następnego, zgromadzenie beneficjentów powinno zapoznać się ze sprawozdaniem finansowym oraz podjąć uchwałę w przedmiocie jego zatwierdzenia.
Poza rozpatrzeniem i zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, art. 72 ustawy o fundacji rodzinnej do głównych zadań zgromadzenia beneficjentów zalicza również udzielenie absolutorium członkom organów fundacji rodzinnej z wykonywania przez nich obowiązków oraz podjęcie uchwały w przedmiocie podziału lub pokrycia wyniku finansowego netto.
Te trzy uchwały są obligatoryjnym elementem wniosku dotyczącego sprawozdania finansowego jaki należy przesłać do Rejestru Fundacji Rodzinnych. Co ciekawe Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim wymaga przesłania również protokołu posiedzenia zgromadzenia beneficjentów zawierającego przedmiotowe uchwały. Tak więc, nie jest możliwe przesłanie samych uchwał.
Konieczność przedłożenia protokołu z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów obliguje również do zwrócenia szczególnej uwagi na prawidłowość zwołania oraz podejmowania uchwał przez zgromadzenie beneficjentów. Tutaj znamienną rolę pełnią przepisy ustawy o fundacji rodzinnej oraz postanowienia statutu fundacji rodzinnej, w zakresie w jakim mogą modyfikować zasady funkcjonowania organów.
Absolutorium
Warto zwrócić uwagę, że art. 72 ustawy o fundacji rodzinnej mówi o udzieleniu absolutorium członkom organów. Do organów fundacji rodzinnej zaliczamy zaś zarząd, radę nadzorczą oraz zgromadzenie beneficjentów. Powyższe oznacza, że zasadniczo zgromadzenie beneficjentów powinno udzielić absolutorium nie tylko zarządowi, ale także swoim poszczególnym członkom.
Co znamienne, ustawa o fundacji rodzinnej nie zawiera przepisów, które wyłączałyby możliwość głosowania przez członka zgromadzenia beneficjentów w sprawach swojej odpowiedzialności wobec fundacji rodzinnej, na wzór art. 244 Kodeksu spółek handlowych. Stąd też z praktycznego punktu widzenia należy postulować nad wprowadzeniem do statutu fundacji rodzinnej postanowień wyłączających możliwość głosowania przez członków zgromadzenia beneficjentów w sprawach dotyczących ich odpowiedzialności wobec fundacji rodzinnej.
Co w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone
Może zdarzyć się tak, że z uwagi na błędy lub braki sprawozdania finansowego albo brak możliwości prawidłowego zwołania zgromadzenia beneficjentów sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone. Zasadniczo, w takiej sytuacji zarząd i tak powinien w miarę możliwości wypełnić swój obowiązek i złożyć dokumenty do Rejestru Fundacji Rodzinnych.
Natomiast w przypadku, gdyby sprawozdanie finansowe zostało ostatecznie zatwierdzone w późniejszym czasie, to należy je złożyć do Rejestru Fundacji Rodzinnej wraz z pozostałymi dokumentami w ustawowym terminie.
Złożenie sprawozdania finansowego
Sposób i termin złożenia sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, termin na złożenie sprawozdania finansowego wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami wynosi 15 dni od dnia podjęcia uchwały o jego zatwierdzeniu.
Zgłoszenie powinno zostać złożone przez zarząd do Rejestru Fundacji Rodzinnych na dedykowanym formularzu RFR-Z30 wraz z załącznikiem RFR-ZN.
Do zgłoszenia należy dołączyć m.in.:
- sprawozdanie finansowe w formie papierowej,
- sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej (plik XML na płycie CD lub pamięci przenośnej),
- protokół z posiedzenia zgromadzenia beneficjentów, zawierający uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podziału zysku lub pokryciu straty, udzieleniu absolutorium członkom zarządu fundacji,
- sprawozdanie z badania biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe fundacji podlega badaniu zgodnie z treścią ustawy o rachunkowości,
Zgłoszenie zawierające sprawozdanie fundacji rodzinnej podlega opłacie sądowej w kwocie 250,00 zł. Potwierdzenie uiszczenia opłaty należy załączyć do formularza RFR-Z30.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zgłoszenie sprawozdania finansowego do Rejestru Fundacji Rodzinnych zostało złożone przez pełnomocnika. Udzielenie takiego pełnomocnictwa przez zarząd nie budzi wątpliwości w przypadku fundacji rodzinnej zarejestrowanej. Problem pojawia się w przypadku fundacji rodzinnej w organizacji, która zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy o fundacji rodzinnej, powinna być reprezentowana przez fundator. Warto zatem zwrócić uwagę, na powyższe niuanse przy zgłaszaniu sprawozdania fundacji rodzinnej.
Jak przesłać sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej do KAS
Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej należy przekazać również do Krajowej Administracji Skarbowej. Ponieważ fundacje rodzinne nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, nie znajdzie zastosowania automatyczna wymiana informacji z organami skarbowymi.
Konieczne jest zatem dopilnowanie, aby prawidłowo podpisane sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej, w formie elektronicznej (plik XML) zostało przesłane do Krajowej Administracji Skarbowej. Można tego dokonać za pośrednictwem dedykowanej aplikacji na stronie Ministerstwa Finansów e-Sprawozdania poprzez zakładkę „Wyślij sprawozdanie”.
Konsekwencje niezgłoszenia sprawozdania finansowego
W przypadku naruszenia obowiązków związanych ze sporządzeniem i złożeniem sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej członkowie zarządu ponosić będą odpowiedzialność karną, za którą grozić może kara grzywny, a nawet kara pozbawienia wolności.
Również Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim dysponuje narzędziami sankcjonującymi niedopełnienie przez fundację rodzinną obowiązków związanych ze sprawozdaniami finansowymi. Kluczową z nich jest możliwość rozwiązania fundacji rodzinnej z urzędu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Sprawozdawczość fundacji rodzinnej a bezpieczeństwo struktury sukcesyjnej
Z uwagi na brak możliwości zdalnego dostępu w czasie rzeczywistym do danych zawartych w Rejestrze Fundacji Rodzinnych, trudno uznać, że obowiązek sprawozdawczości finansowej ma praktyczny wymiar w aspekcie weryfikacji fundacji rodzinnej przez podmioty trzecie. Niemniej, sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej pełni nie tylko funkcję formalną. Stanowi ono podstawowy dokument potwierdzający sposób zarządzania majątkiem rodzinnym, rozliczania świadczeń oraz zgodności działań fundacji z jej celem. Dlatego prawidłowa sprawozdawczość jest jednym z filarów bezpieczeństwa całej struktury.
Wsparcie kancelarii w sprawozdawczości fundacji rodzinnej
W Kancelarii CHUDZIK i WSPÓLNICY Prawo i Podatki wspieramy fundacje rodzinne w całym procesie zamknięcia roku obrotowego oraz bieżącym compliance.
Jeżeli prowadzisz fundację rodzinną i chcesz mieć pewność prawidłowego sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego – zapraszamy do kontaktu.
CHUDZIK i WSPÓLNICY Prawo i Podatki sp. k.
ul. A. Zelwerowicza 41 lok. 2, 90‑147 Łódź
email: sekretariat@chudzik.pl, tel. +48 42 680 23 33
KRS: 1044829, NIP: 7252044673, REGON: 101079331